Allestimenti per congressi medici
Il settore dei congressi medici è un campo molto proficuo all’interno del quale, ogni anno, sono sempre di più gli eventi che si sviluppano. Si contano più di 17.000 congressi all’anno in questo ambito e risultano particolarmente frequentati. L’organizzazione di questi eventi è tutt’altro che semplice. È quindi necessario affidarsi ad aziende specializzate, in grado di costruire eventi di successo su misura. Vediamo, di seguito, una piccola guida alla progettazione di un congresso medico.
L’organizzazione di un congresso medico
Quando ci si trova a dover organizzare un congresso medico è necessario considerare attentamente alcuni aspetti che influenzano notevolmente la buona riuscita dell’evento. Vediamo i principali step da portare a termine, per ottenere un congresso medico di successo. Eccoli di seguito:
- la pianificazione: questa fase dovrebbe avvenire tra i 6 e i 12 mesi prima dell’evento. Qui si svolge la vera e propria preparazione in cui vengono definite tutte le informazioni di base come data, luogo, ora e partecipanti. Particolare attenzione deve essere posta sulla gestione del budget e sulla pianificazione degli allestimenti;
- la promozione: questo momento è dedicato alla gestione delle iscrizioni e alla divulgazione del programma dell’evento con il fine di farlo conoscere il più possibile;
- lo svolgimento: qui è necessario verificare che tutti gli aspetti siano sotto controllo e che gli eventi si svolgano secondo i piani;
- la fase di feedback: viene effettuato un vero e proprio monitoraggio finale che si occupa di fornire dati post-evento. Questi sono particolarmente utili per analisi e organizzazioni di eventi futuri.
Questi step vanno scrupolosamente seguiti e rispettati al fine di ottenere un’adeguata organizzazione. Si ricorda che è consigliabile affidarsi ad aziende esperte nel settore, in grado di soddisfare al meglio tutte le necessità e prevenire ogni problema.
L’accoglienza
Dal punto di vista degli allestimenti, un luogo sul quale è necessario porre l’attenzione è il punto di accoglienza. Questo va progettato e realizzato secondo canoni ben precisi, sia dal punto di vista strutturale che da quello funzionale.
È essenziale, in questo caso, una perfetta consapevolezza della quantità di persone presenti all’evento, delle modalità di accredito decise e degli spazi disponibili. A questo punto, le aziende competenti si occupano di studiare, progettare e realizzare gli allestimenti più adatti.
Gli stand
All’interno di congressi medici, soprattutto quelli sponsorizzati da case farmaceutiche, sono spesso richiesti anche veri e propri spazi espositivi, dedicati alla presentazione e vendita di prodotti, oltre che a luoghi dedicati a meeting, incontri e talk.
Questi spazi vanno anch’essi organizzati nel dettaglio, in modo da assicurare un’ottima gestione del flusso di visitatori, da un lato, e dall’altro, costituire degli spazi che siano gradevoli esteticamente, accattivanti e funzionali.
Come scegliere l’azienda adatta ad organizzare stand e allestimenti per congressi medici?
Per l’organizzazione di eventi e congressi medici, è necessario affidarsi ad aziende specializzate nel settore che sappiano sfruttare al meglio tutte le potenzialità del luogo e dell’impresa organizzatrice. Sono presenti, nel mercato, molti professionisti che si occupano di organizzazione di eventi e stand fieristici. Ma come si procede alla scelta dell’azienda giusta?
È importante scegliere aziende in grado di fornire un servizio a 360° in modo da poterci fare affidamento per ogni problema o inconveniente. L’assistenza durante tutti i processi pre e post vendita è essenziale, come anche la presa in carico di tutti gli oneri di montaggio, smontaggio e trasporto.
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