Gestione di uno stand e tempistiche
La partecipazione alle fiere comporta un notevole dispendio di energie e tempo. I fattori positivi, però, sono molti, per questo, sono sempre più le aziende che decidono di investire le proprie risorse al fine di migliorare la visibilità sul mercato. Ma quali sono le tempistiche per una perfetta gestione di stand? Scopriamole insieme.
Le fasi di progettazione di gestione di uno stand
Una volta che l’azienda decide di partecipare ad un evento fieristico, è necessario che inizi anche a dedicare del tempo alla pianificazione dello stand. Questo è il punto di incontro tra il brand e tutti i partecipanti ed i visitatori: è, quindi, fondamentale che la realizzazione avvenga ad hoc. Oltre ad una struttura adeguata e ad un piano di comunicazione strategico per incuriosire un numero cospicuo di clienti potenziali, è bene seguire tutte le principali fasi di progettazione:
- Aspetti burocratici e legali: è la fase dedicata alla gestione dei contratti e degli accordi per lo spazio espositivo scelto. È fondamentale accertarsi di avere tutti i permessi in regola per la partecipazione.
- Consulenza con esperti: per eventi di alto livello le aziende si rivolgono a progettisti. Avviene la condivisione di idee, in modo che gli esperti possano definire gli obiettivi, budget e strategia che l’azienda è intenzionata a raggiungere.
- Studi preliminari: si tratta del momento in cui viene stabilito il benchmark di riferimento affinché si svolga un servizio efficiente.
- Progettazione architettonica: è il momento in cui avviene la progettazione stand vera e propria, con particolare attenzione per i dettagli strutturali.
- Ideazione dei percorsi: un modo per essere ricordati dai visitatori è offrire loro una customer experience. Se si è intenzionati a creare un’attività particolare, è possibile richiedere che la struttura venga pensata adeguatamente.
- Illuminazione: è un aspetto da non trascurare, perché se impiegata correttamente garantisce un’ottima attrattiva.
- Allestimento: si tratta della fase cruciale. È bene accertarsi che venga creata un’ambientazione che rispecchi l’azienda, per tale ragione è importante puntare su una collaborazione sinergica con i professionisti.
Tutte queste fasi sono di fondamentale importanza per la gestione di uno stand, tuttavia il tempo da dedicare all’intero processo è notevole. Ognuna di queste va curata sino al minimo dettaglio, così da ottenere un risultato finale perfetto e privo di falle.
Che cosa può influire sul tempo di realizzazione?
Prima di partecipare ad un evento fieristico, è bene sapere che non è necessario disporre di uno stand particolarmente grande. Infatti, uno stand di successo è anche di piccole dimensioni, purché sia capace di sfruttare al meglio tutta la superficie a disposizione. Ogni piccolo spazio è utile per descrivere l’identità aziendale, i valori su cui si basa e il prodotto che si vuole promuovere.
Per far sì che tutto vada secondo i piani e non vi siano problemi in corso d’opera, è bene nella gestione di uno stand, che i tempi di realizzazione siano tracciati con cura. Questi dipendono principalmente dai:
- permessi burocratici: i processi legali e burocratici da seguire per avere accesso agli eventi espositivi possono risultare complessi a tratti. È consigliabile avviare le procedure tempestivamente per l’ottenimento di tutti i permessi;
- ricerca del progettista: affidarsi ad un esperto di alto livello, in grado di comprendere valori e idee dell’azienda, è il primo passo perché egli possa dare vita ad una struttura perfetta per rappresentarla;
- scelta dei materiali: i materiali per cui si opta sono da ordinare, pertanto si attende la consegna per avviare i lavori;
Oltre questi, l’aspetto che più influisce sulle tempistiche gestionali di uno stand è la cura per i dettagli. La scelta dei colori, gli impianti digitali di supporto, l’inserimento di roll-up, poster e grafiche sono tutti elementi atti ad attirare l’attenzione del visitatore per poi coinvolgerlo. Lo stand è comunque uno spazio delimitato quindi è bene scegliere i punti di forza su cui puntare.
Una volta definiti i valori da comunicare e il prodotto o servizio da presentare, è fondamentale che tutto l’allestimento venga strutturato in modo ordinato e omogeneo in modo da non dare un senso di disordine o confusione: tutto deve risultare chiaro.
La prova generale: il montaggio dello stand in anticipo
Trasmettere al pubblico l’essenza di un’azienda non è facile. È, infatti, possibile che le idee nate durante la fase di brainstorming, una volta realizzato lo stand, non rispettino le aspettative. Ecco perché, al fine di accantonare problemi di questo tipo, molti professionisti creano modelli 3D in modalità digitale, render, o direttamente fisici. Così facendo l’azienda committente potrà avere un’immagine più reale di ciò che sarà lo stand finito.
Ma non solo. I più lungimiranti propongono una chiusura anticipata del progetto per fare una prova dello stand in anticipo. Si ha, quindi, la possibilità di esaminare ogni aspetto ed intervenire con piccoli aggiustamenti. Questa “prova generale” dello stand aiuta anche nella suddivisione del personale: è possibile fare prove per la customer experience e comprendere meglio come coprire l’intera superficie.
Se non sai come gestire le tempistiche di realizzazione di uno stand, contattaci
Per la realizzazione e la gestione di uno stand ottimale affidati a noi di Prezioso Leonardo: gestiamo ogni fase per garantire ai nostri clienti un risultato eccellente in tempi prestabiliti e adeguatamente scanditi. Operiamo nel settore fieristico dal 1970 ed il nostro team è a disposizione per realizzare stand fieristici personalizzati a seconda delle esigenze del cliente. Contattaci al più presto o passa a trovarci presso la sede a Novate Milanese (MI).
